Электронный документооборот

Внедрение системы электронного документооборота позволяет частично или полностью отказаться от работы с бумажными документами и повысить контроль и скорость работы с документами (с письмами, договорами и т.д.).

Вы знаете, что переход на электронный документооборот поможет Вам сократить время поиска и обработки документов в 1,5-2 раза? А так же повысит скорость и надежность принятия решений за счет точности и полноты предоставляемой информации? В планах вашей компании одновременная работа с документами всех сотрудников отделов, центров и филиалов вне зависимости от их удаленности друг от друга? А может быть Вам нужен защищенный юридически значимый электронный документооборот?

Чтобы решить стоящие перед Вами задачи, мы предлагаем специализированное программное обеспечение: систему электронного документооборота. С ее помощью Вы легко и быстро сможете наладить работу всей вашей компании с документами в электронном виде!

Электронный документооборот позволит Вам:

• зарегистрировать любой вид документа (входящую или исходящую корреспонденцию, внутренние или организационно- распорядительные документы и пр.);
• создать (в том числе коллективно, то есть усилиями при необходимости нескольких пользователей) документ;
• согласовать документ со всеми имеющими к нему отношение пользователями;
• создать по всем необходимым документам поручения/резолюции и зарегистрировать ответы на них, отчеты об их исполнении;
• наладить контроль исполнения документов и поручений/резолюций;
• подписать документ (с помощью электронной цифровой подписи);
• передать документ на архивное хранение (представляете, в единой для всех отделов и филиалов компании системе будет храниться вся документация организации и Вы сможете работать с ней!).

Система электронного документооборота обеспечивает автоматизацию любых документоориентированных (предполагающих создание и обработку документов) бизнес-процессов.

Это, например, могут быть:

• организация и ведение делопроизводства, централизованное отслеживание движения всех документов компании (регистрация документов, создание по ним резолюций и поручений, контроль движения и исполнения, установка связей между документами, формирование дел, учет всей корреспонденции и пр.);
• регистрация и обработка факсимильных сообщений как входящих документов;
• работа с договорами компании (подготовка, регистрация договоров, согласование, визирование, хранение их актуального реестра);
• подготовка совещаний и заседаний, контроль исполнения принятых на них решений;
• работа с обращениями граждан в госорганизации либо с заявками в коммерческие компании (их регистрация, распределение исполнителям, контроль исполнения, передача исполненных документов заявителям);
• работа с клиентами, партнерами, поставщиками, исполнителями и прочими организациями (создание, пополнение, хранение и использование информации - писем, коммерческих предложений, договоров, заявок, запросов - взаимодействие с внешними организациями);
• управление персоналом компании (ведение в системе кадрового делопроизводства, хранение и использование информации о всех сотрудниках компании).

Работать в программе и оперативно взаимодействовать смогут все сотрудники компании, используя актуальную централизованно хранящуюся информацию.

Внедрение системы электронного документооборота поможет Вам:

• сократить время поиска документов;
• ускорить доставку управленческой информации (приказов, распоряжений поручений);
• усилить контроль исполнения документов и поручений по ним и ужесточить исполнительскую дисциплину сотрудников всей компании;
• ускорить время разработки и согласования документов;
• сократить затраты на копирование внутренних документов;
• сократить затраты на расходные материалы для принтеров и копировальных аппаратов при обработке входящих и исходящих документов;
• значительно сократить количество персонала, обеспечивающего доставку информации;
• снизить затраты на хранение бумажных документов за счет перевода их в электронную форму;
• повысить производительность труда сотрудников организации.